Kunnanhallitus
Pöytäkirja 17.03.2025/Pykälä 66

KHALL 17.03.2025 § 66  

165/02.02.00/2024  

Valmistelija Hallintojohtaja Jarkko Sanisalo, p. 040 674 3467

 Kuntalain 110 § mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Hallintosäännön 65 §:n mukaan talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana.

Rantasalmen kunnalla on käytössä Dynasty 10 -asianhallinta- ohjelmisto sekä CloudMeeting-sähköinen kokousjärjestelmä SaaS-palveluna Innofactor Dynasty Oy:n ylläpitämänä.  Kyseessä on kunnan keskeinen hallinnollinen järjestelmä, joka kattaa asiakirjahallinnan, päätöksenteon ja kokoushallinnan prosessit.

Nykyinen Dynasty-ohjelmistoversio (10.3) on tulossa elinkaarensa päähän, ja sen tuki päättyy 31.8.2025. Tieto päivityksen pakollisuudesta on ollut saatavilla jo viime vuonna, mutta siihen ei ole varauduttu vuoden 2025 talousarviossa. Tästä johtuen on tarpeen tehdä talousarviomuutos, jotta järjestelmä voidaan päivittää ajantasaiseksi ja varmistaa sen jatkuva tietoturva ja toiminnallisuus. Samassa yhteydessä on tarkoituksenmukaista päivittää myös toimielinten käytössä oleva CloudMeeting 3.1 -kokousjärjestelmä. Oheismateriaalina tarjous 3.2.2025.

Dynasty 10.5 -päivitys tuo useita uusia ominaisuuksia ja tekoälyavusteisia toimintoja kuten:

• Lainsäädännön edellyttämät säilytys- ja arkistointivaiheen erottelut

• Käyttöoikeuksien perintäuudistukset ja tietosuojaparannukset
• Merkittävästi uudistettu hakutoiminto ja parempi konfiguroitavuus
• Asiakirjapohjien ja sopimusmallien parempi kohdennettavuus
• Tekoälyavusteinen asiakirjatiivistelmien luonti

CloudMeeting 3.1 -päivitys tuo puolestaan seuraavia uusia ominaisuuksia kuten.:

• Kokousasiakohtaisten toimintojen lukumäärän esittäminen
• Parannettu kokousmateriaalin lukeminen mobiililaitteilla
• Reaaliaikainen äänioikeutettujen osallistujien lukumäärän seuranta
• Kokouskalenteri

Versiopäivityksen kokonaishinta on 7 950 euroa Dynasty 10.5 -päivitykselle sekä 795 euroa CloudMeeting 3.1 -päivitykselle, mikäli päivitykset toteutetaan samanaikaisesti. Yhteensä kustannukset ovat 8 745 euroa (alv 0 %). Mahdollisista lisätöistä, kuten uusista asennuksista tai lisäkoulutuksista, veloitetaan 148 euroa tunnilta erikseen sovittavan mukaisesti.

Esittelijä Kunnanjohtaja Rainer Leskinen

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää esittää kunnanvaltuustolle, että hallintopalvelujen kustannuspaikalle 1328 tilille 4349 myönnetään 8 745 € lisämääräraha vuodelle 2025.

Päätös: Kunnanhallitus hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.