Kunnanhallitus
Pöytäkirja 17.03.2025/Pykälä 71

KHALL 17.03.2025 § 71  

130/02.07.01/2025  

Valmistelija Hallintojohtaja Jarkko Sanisalo, p. 040 674 3467

Hallintosäännön 90 §:n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali julkaistaan tai lähetetään sähköisesti. Kunnan valtaosalla kunnan toimielimistä on käytössä sähköinen kokousjärjestelmä, joka toimii internetissä. Esityslista lähetään kokonaisuudessaan vain toimielinten jäsenille ja varajäsenille.

Luottamushenkilöiden tulee kunnan voimassa olevan tietoturva- ja tietosuojapolitiikan mukaisesti suorittaa vuosittain tietosuojakoulutus.

Luottamushenkilöiden sähköpostiosoitteet

Valtuustokaudella 2025–2029 luottamushenkilöiden kunnan tarjoamat sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi.lh@rantasalmi.fi.

Sähköpostiosoitteista ei voi tehdä automaattista edelleen lähetystä ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen.

Kunta tarjoaa em. sähköpostiosoitteen luottamushenkilölle, jotka tulevat valituiksi jäseniksi tai varajäseniksi seuraaviin toimielimiin:

• kunnanvaltuusto
• kunnanhallitus
• sivistys- ja hyvinvointilautakunta
• teknisen ja ympäristölautakunta
• tarkastuslautakunta

Mikäli luottamushenkilö toimii palvelussuhteessa kuntaan käyttää hän työssään sähköpostiosoitetta, joka on muotoa etunimi.sukunimi@rantasalmi.fi ja luottamushenkilön tehtävissään osoitetta, joka on muotoa etunimi.sukunimi.lh@rantasalmi.fi.

Kunnan tarjoama sähköposti on tarkoitettu luottamustoimen hoitamista ja luottamushenkilönä toimimista varten. Kunnan tarjoamaa sähköpostia ei saa käyttää muihin tarkoituksiin kuten elinkeinotoimintaan.

Luottamushenkilö sitoutuu noudattamaan kunnan voimassa olevia tietosuojaa, tietoturvaa ja ICT-laitteiden käyttöpolitiikkoja sekä niiden sisältämää vuosittaista kouluttautumisvelvoitetta.

Luottamushenkilöiden laitteet

Valtuustokaudella 2025–2029 kunta hankkii luottamustehtävien hoitoon tarvittavan laitteen, mikäli luottamushenkilö sen tarpeesta ilmoittaa myöhemmin tarkentuvan aikataulun puitteissa. Kunnan luottamushenkilöille valtuustokaudelle 2025–2029 hankkimat laitteet ovat kestävän kehityksen mukaan kierrätyslaitetta.

Toimielinten (pois lukien keskusvaalilautakunta ja vaikuttamistoimielimet) puheenjohtajille kunta hankkii laitteen, ellei puheenjohtaja erikseen laitteesta kieltäydy.

Kokouskäyttöön kunta varautuu hankkimaan muutaman kappaleen varalaitteita lainattavaksi kokouksen ajaksi.

Luottamushenkilöille luovutettavien lainalaitteiden käyttöehdot

Lainalaitteet saa käyttöönsä allekirjoittamalla sitoumuksen, jossa sitoutuu seuraaviin lainaehtoihin:

• Luottamushenkilö sitoutuu huolehtimaan laitteista parhaalla mahdollisella tavalla.
• Luottamushenkilö sitoutuu noudattamaan laitteiden käyttöohjeita, annettuja sekä yleisesti hyväksyttyjä tietoturva- ja tietosuojaohjeita.
• Luottamushenkilö sitoutuu siihen, että laitteet ovat liitetty kunnan hallintajärjestelmään ja ymmärtää että laitteiden ohjelmistoja voidaan hallita, muokata, rajoittaa tai valvoa kunnan hallintajärjestelmän kautta kunnan tietohallintopolitiikan mukaisesti.
• Lainalaitteille ei saa asentaa itse ohjelmia. Jos luottamustoimen hoidon vuoksi tarvitaan jokin ohjelma tai pääsy johonkin järjestelmään, tämä voidaan sallia tapauskohtaisesti. Pyyntö tällaisesta muutoksesta laitteelle tulee esittää kuntaa.
• Kunta ei ole vastuussa laitteiden virheellisestä tai huolimattomasta käytöstä aiheutuneista vahingoista.
• Laitteita ei saa myydä, vuokrata, lainata, pantata, muutoinkaan luovuttaa kolmansille osapuolille tai muulla tavalla hävittää.
• Luottamushenkilö on välittömästi ilmoitettava kunnalle laitteille aiheutuneesta vahingosta.
• Varkaustapauksissa luottamushenkilön on välittömästi tehtävä ilmoitus asiasta kunnalle ja muille viranomaisille.
• Luottamushenkilö on velvollinen korvaamaan tuotteen häviämisestä, varastamisesta tai sille muulla tavalla aiheutuneesta tahallisesta vahingosta koituvat kulut. Laitteen laskennallinen lunastushinta on hankintahinta (+ alv) vähennettynä vuotuisella 12,5 % arvonalenemalla.
• Mikäli laitteita ei käytetä kolmeen (3) kuukauteen, laite poistuu kunnan hallinnasta ja sen käyttö estyy. Laitteet tulee palauttaa kunnalle käyttämättömyyden vuoksi.
• Lainattu laite tulee palauttaa viikon kuluessa luottamustehtävän päättymisestä tai valtuustokauden päättyessä erikseen ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Palauttamattomista laitteista peritään laitteen kulloinenkin lunastushinta lisättynä työkustannuksilla. Laitteiden lunastuksiin liittyvät asiat ratkaistaan hallintojohtajan toimesta.

Luottamushenkilö voi käyttää omia laitteitaan seuraavien edellytysten täyttyessä

• Kunnan toimittamia tunnuksia ei saa käyttää yhteiskäyttölaiteilla. Ainostaan luottamushenkilön omat laitteet ovat sallittuja.
• Luottamushenkilö sitoutuu noudattamaan erikseen annettuja sekä yleisesti hyväksyttyjä tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Hän sitoutuu pitämään laitteensa ohjelmistopäivitykset ajan tasalla.
• Omia laitteita käytettäessä käytetään vain selainpohjaisia palveluita.

Valtuustokauden 2021–2025 päättyessä

Valtuustokauden 2021–2025 luovutettujen laitteiden ja tietojärjestelmätunnuksien käsittelystä on tehty kunnanhallituksessa päätös 17.03.2025 § 71.

Aikaisemman muotoiset sähköpostiosoitteet toimivat (vastaanottavat postia) elokuun 2025 loppuun saakka, joilla luottamustehtävät jatkuvat ja on oikeutettu sähköpostiosoitteeseen valtuustokaudella 2025–2029. Luottamushenkilön tulee itse huolehtia mahdolliset muuttuvan osoitteen muutokset lähettäjille.

Esittelijä Kunnanjohtaja Rainer Leskinen

Päätösehdotus: Kunnanhallitus päättää vahvistaa periaatteet luottamushenkilöiden käyttöoikeuksista ja laitteiden käytöstä valtuustokaudella 2025-2029 selostusosan mukaisesti.

Päätös: Kunnanhallitus hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.